Quintin's Bridges and Footprints

去年六月開始，我開始嘗試把Google的網路服務整合進服務單位的行政業務，這一年內我得到了不少概念性的應用經驗，也更深入了解Google提供的服務，能為組織帶來的正面效益。

Google的網路應用，除了搜尋引擎外，起初我使用最多的是Gmail，接著是Google文件、Blog和Google Groups(網上論壇)。而讓我醉心，曾經想要透過Wiki(維基)來達到知識共享的夢想，雖然因為工作無法達成，但Wiki的分享特色，就像wikipedia讓我震撼，也深植我心。除此之外，兩年多來，在電子信箱中不斷的接收工作上的行政消息，開始讓我感到厭煩，信件越多，內容更詳細，並沒有增加成員對事情的重視，過多的訊息，收而不看，看了不作，都讓E-mail的傳達成為效率不高的通知工具，最好的效益只在讓發信者「心安」。

但去年Google site的發表，卻讓人為之改觀，結合網站和Wiki，還有Google網路服務的特色，讓知識共享和協同工作變的很簡單！所以從那時候，我決定要利用Google替科內做好經驗累積、知識共享、文件儲存的工作，所以那時候我寫了「整合性的Google與組織發展」一文，一年後回頭看看，的確已經做出了些成績。

首先，Google Calendar已經成為單位內的行事曆彙整處。在推行上是最容易的，主要是因為要改變的人最少，只要負責科內活動的人(約2人)會使用即可，至於利用Google Calendar應用在個人生活上，譬如：共享行事曆，與自己私人或其他公事行事曆共存混編，並提供免費的手機簡訊提醒功能，是很大的強項，但依據每個人的需要性和對它的了解度，就會有很大的差異。

Google文件的使用，大致上跟Google calendar一樣，一位牽涉人數少，所以沒有太大的困難。線上可共同編輯，協同工作，便可結合在Google Site中發表，是其最重要的核心價值，而其中的Form(表單)使用，也非常令人驚豔：可以迅速完成網路線上調查和統計，非常適用於問卷調查，或是活動或訂單統計。

Google網路論壇(google groups)，是以E-mail的Google account為架構的網上論壇。跟目前流行且功能強大的phpBB論壇來說，雖然功能陽春，但是卻有不同的性質。因為它以E-mail為基礎，所以用戶可以不用瀏覽器，而留在電子郵件的層次，透過收發E-mail的方式來得到新消息或張貼文章。這樣的設計，至少讓我們在公佈消息時，不需要選擇一大堆E-mail addresses，而擔心E-mail外漏造成垃圾信和廣告信件的困擾，但之前希望能透過此當作討論平台的機會，卻完全失敗了。

最後，藉由Google Site來成立科內網站大概是花費最多心力的地方。從無到有，內容稀少到豐富，在這過程我開始利用Google Site結合Google Doc, Google calendar、Youtube和Picasa等功能，雖然不能做出美麗炫目的網頁，但樸實素面的內容，再加上不斷的嘗試，似乎對於結合這些功能已經如數家珍，譬如：利用Google Doc中的Spreadsheet(類似Excel)公佈代診人力規劃，利用其document(類似word)公佈近期門診表，或是利用form(表單)作問券調查統計等功能，已經再熟悉不過了。

這樣的整合工作，面臨如何傳達「知識經驗共享」並「習慣」的改變。現在電話這麼方便，公務電話之間又不需付費，打電話問經驗，比起把自身的經驗作分享，或閱讀前人的經驗，看起來似乎更為方便，但問題就出現在這樣的過程，並沒有「累積」的效果，謹此於通電話的雙方而已，更現實的狀況是，大部分人是這裡的過客，有沒有累積下給後人的知識與經驗，其實真的跟自己的專業能力養成沒有直接關係。再者，要養成使用新介面，改變舊習慣，更是一大挑戰，而非正式行政系統下的實驗，也缺乏一定的強制力和說服力，不過，自己下定的決心，再加上熱心同事的協助，果然還是做出了些成績。

上個月末，我把大部分的工作交給了同事，我想：應該是放手的時候了。一年努力中，我已經獲得不少經驗，對於Google的整合服務，能夠為組織經營效益帶來的好處，也有所體會，很多同事大概也被我叨擾了一年。不過，我們的單位畢竟不是一般的公司組織，也不是有共同使命的NGO，最大的重點是如何在有限的訓練期間，養成足夠的專業能力，因此回頭看這一年，其實這樣的成績也應該滿意囉！交手給其他人，代表我也應該放手讓它發展，雖然看到仍可以做更好的部份，但是自己畢竟不可能永遠盯著這些業務，而自己的熱心，或許也會變成他人的壓力，適時收手是最聰明的作法。

Google整合性的免費服務，其實也很適合作公益或非政府組織的經營利用，我很期待自己有一天可以把這些經驗都應用上，或許還可以協助老婆從事國際志工訓練的業務呢！去年底，Google曾舉辦google 達人的活動，那時看到還頗心癢，雖然自己不是理工背景出生，但自覺把這些Google的應用的還算淋漓盡致，或許未來還有機會參加，也期待未來有更多的機會，分享這樣的工作組織經營理念，或進一步的執行運作。最後謝謝所有同事、朋友過去一年的協助， 希望他們也有感受到如我所述的Google魅力，也曾為他們帶來過些改變。